Todo aquello que repitas más de una vez merece ser automatizado. Es importante no despilfarrar nuestro tiempo y dinero. Por ello os voy a contar como automatizo una parte del Funnel de ventas en Viralic.es.

En ediciones anteriores estuvimos hablando de qué es un funnel de ventas. Ahora que ya tenemos un poco más claro cuales son sus etapas me voy a centrar en el interés y la decisión de venta. Os voy a contar como lo trabajo y como lo mido. Obviamente existirán miles de posibilidades e ideas, pero así es como lo estoy haciendo con viralic.es.

Por qué y qué automatizar

Automatizar un proceso es algo que se dice muy rápido y muy fácil pero hay que aterrizarlo. Cuando automatizamos un proceso debemos tener en cuenta muchos factores, por ejemplo: “¿qué puede salir mal?”. Antes de liarnos a crear zaps y recetas debemos ser conscientes de exactamentequé es lo que queremos hacer. Luego podemos construir la receta.

Esto parece una tontería pero me se de uno que llenó el feed de un twitter con 400 contenidos en francés y aleman para una cuenta española con nicho español. De modo que concretemos lo que queremos, no vayamos a liarla parda XD

En mi caso detecté lo siguiente.

Lanzo un nuevo proyecto (viralic.es). Para ello construyo una web orientada a mi user persona, en este caso agencias de marketing digital, social media y a community managers. Para orientarme a ese público trato de utilizar unos CTA y una jerga orientada a su lenguaje, dolor y necesidades. Obviamente la web se encuentra en permanente optimización.

Una vez tengo un lugar de aterrizaje para el tráfico orientado al tipo de tráfico que a mi me interesa me sucede lo siguiente: al tráfico le interesa. Esto es fantástico pero supone lo siguiente: recibo muchas peticiones de “más información”.

Al tratarse de un servicio un tanto complejo (crecimiento orgánico en Instagrama  través de automatizaciónes con IA) mi target necesita más información de la que sale en la web. Realmente no necesita únicamente “más información” sino que una vez pasado el filtro de la web esos usuarios encesitan “hablar del tema”.

Para ello, como reza la web, me dejan su correo para recibir más información. Lo cual me llega a mi correo una solicitud de más información y yo redactaba el correo para cada caso. Un despilfarro de tiempoya que siempre eran los mismos correos.

El siguiente paso era crear una plantilla para copiar y pegar, algo inútil. Por lo que la primera iteración (debido a mi falta de tiempo en ese momento) fue crear una notificación al usuario a través del plugin del form (Gravity Forms) que fuera un correo con esa misma información. Pero hay que reconocer que queda como un churro y encima se manda por PHP, lo cual es un drama ya que puede tardar horas en llegar y encima vamos a seguir sin saber qué pasa con esos correos.

Solución

Mi solución fue la siguiente:

1. El usuario rellena el form de gravity forms.
2. Gravity forms se guarda una copia de registro (lo cual va ideal para el RGPD) y manda esa información a Zapier para que haga algo con eso. En este caso manda el nombre y el correo.
3. Zapier cuando recibe el trigger se va a buscar a Mailchimp y le dice “eh tronco, toma este nombre y este correo, haz algo”.
4. Cuando Mailchimp recibe esos datos los almacena en una lista cuyo único proposito es mandar esa información y no hacer newsletters ni mailmarketing (más allá de la propia información solicitada por el usuario).
5. Cuando Mailchimp guarda esos datos, luego manda el mensaje de manera automática maquetado con toda la información al usuario, invitando a contestar y seguir con el proceso de contratación.
6. Si el usuario no abre el correo al cabo de 2 días se le manda una repesca.
7. Si el usuario abre el primer correo pero no contesta a los 3 días se guardan sus datos para crear una audiencia en Facebook. (Futuro post)
8. Si el usuario abre y no contesta o no abre el segundo correo se guardan sus datos para crear (de momento) la misma audiencia en Facebook que el caso anterior. (Futuro post)

De momento os voy a contar como he construido todo eso e iremos desarrollando todo el proceso de automatización y medición del funnel.

Manos a la obra, ¡vamos a automatizar!

Como decía el plugin que utilizo para el form es Gravity Forms. Es mi favorito pero hay muchos plugins diferentes para los formularios. Cada uno se conecta de una manera diferente a Mailchimp, que como te figurarás es como vamos a gestionar todo esto.

Primero de todo vamos a crear una lista en Mailchimp en la que vamos a introducir todos los datos que salgan del formulario. En Mailchimp lo tenemos en Lists y luego Create List.

Luego nos aparece el cuadro de personalización de la nueva lista:

Luego las demás opciones las vamos a dejar sin marcar ya que la idea es que reciban el correo de manera automática y no tengan que hacer double-optin ya que no les voy a mandar más spam que el que me solicitan. También hay que tener en cuenta que el RGPD lo aceptan al pedir información en Gravity Forms.

Cuando ya tenemos la lista creada nos vamos a gestionar la integración con Zapier.

En el caso de Gravity Forms hay una extensión directa para mailchimp y otra para Zapier. En mi caso lo he enchufado con Zapier porque soy así de guapo (y porque el Addon de Mailchimp no lo tenía ).

Una vez tengo el addon colocadito nos vamos a Zapier, la plataforma más hermosa del mundo para automatizarlo todo (y sino tiras de webhooks).

Al abrir Zapier nos encontramos con el cuadro de recetas y lo rellenamos así. Luego le damos a Make a Zap! Y se nos abrirá la siguiente página.

La estructura de la receta del Zap será la siguiente:

Y para las configuraciones nos vamos a encontrar con estas instrucciones:

Aquí lo que nos están pidiendo es que copiemos ese enlace y nos vayamos a la configuración del plugin de Gravity Forms en WordPress y lo metamos donde toca.

Es decir: “toma tio, pilla esto y pégalo por ahí”. De manera que cuando nos aparezca esto copiamos esa url tan bonita.

Luego nos vamos a nuestro WordPress –> Formularios –> Ajustes –> Zapier. Ahí veremos una cajetilla que nos pone algo como “pon aquí el webhook” o “pon aquí la url” o algo parecido. Entonces copiaremos ahí esa url que nos daba zapier y le daremos a guardar.

Luego volveremos a la ventana de zapier y le diremos “Ok, I did this“. En ese momento Zapier mandará tráfico de prueba a esa url a ver si funciona y lo hemos hecho bien. La siguiente fase será la de confirmar que todo ha ido bien.

Cuando le des a continue habremos terminado de configurar la parte de Gravity Forms. A partir de ahora cada vez que se complete un formulario, Gravity Forms envia la información de ese formulario a Zapier. El siguiente paso es decirle a Zapier que coja esos datos y se los pase a Mailchimp.

La siguiente pantalla que veremos es la de configuración de Mailchimp.

En este caso la idea es que esa información que hemos sacado del formulario y entregado a Zapier se entre en Mailchimp como Nuevo suscritor, Add/Update Subscriber.

Ahora toca conectar tu cuenta de Mailchimp a Zapier.

Al darle a continue viene la parte más divertida. Decirle a Mailchimp qué tiene que hacer con los datos que le da Zapier.

En Lista aparecerá la lista que acabamos de crear y en Subscriber email vamos a poner eso (en caso de que no aparezca) ya que es el correo desde dónde Zapier hará el testing para ver si la integración funciona y es el campo que se tomara como “correo”.

Luego de estas opciones no tocamos nada:

Y esta es la parte crucial. Básicamente copia lo que aparece para que los datos (en mi caso nombre y correo) se importen a la lista de Mailchimp.

Nota: es posible que las opciones que verás ahora no te aparezcan. Eso es porqué le tienes que dar al botón de refresh fields. Entonces aparecerán.ç

Cuando le demos a continue nos aparecerá la siguiente pantalla que es para comprobar que todas las configuraciones funcionan correctamente. Tranquilamente le damos al botón azul y esperamos a que nos confirme de que está todo OK. Si has seguido estos pasos no habrá ningún problema

Cuando le demos a finish habremos terminado la integración de Gravity Forms + Zapier + Mailchimp. ¡Genial!

¿Hemos terminado? Para nada. Ahora que ya tenemos la conexión realizada vamos a automatizar los correos

Automatizar correos en Mailchimp

Para empezar vamos a darle a crear, el botón de la izquierda en la barra de arriba.

Clicamos en Mail y luego automatizado.

Finalmente le daremos a “Welcome new subscribers”. Lo que básicamente significa que a todo nuevo suscritor de una lista le mandará un mail automático de “bienvenida”. Eso suele utilizarse para newsletters rollo “bienvenido a la newsletter” o cualquier cosa así. En este caso en vez de dar la bienvenida a los nuevos usuarios, lo utilizaremos como correo de “más información” que es lo que están solicitando los usuarios que introducen los datos a través del formulario de Gravity Forms.

Le ponemos un nombre a la Campaña de correos automatizados que vamos a crear y seleccionamos la lista de correo a la cual se va a enviar esta campaña.

Ahora nos aparecerá una página muy chula que es donde vamos a configurarlo todo

Para empezar vamos a darle a editar el trigger. Esto es el botón azul que pone edit que aparece en la línea de Trigger: 1 day after subscribers join your list. eso hay que cambiarlo por enviar el correo automáticamente, no al día siguiente.

Además pondremos verificaremos que el correo  se mande cada día (Schedule: Every day, all day), aunque sea domingo. Opino que hay que responder rápido para que no se enfríe el lead.

Luego le daremos a design email y nos curraremos un mail muy bonito. Mis consejos personales es utilizar la plantilla de texto plano y redactar y maquetar todo para que se parezca lo máximo posible a un correo escrito a mano manual y no parezca una newsletter. Si empezamos poniendo logos y cosas así personalmente no termino de verlo muy claro.

Acuerdate también de colocar tu firma del correo normal para que sea homogéneo y para que cuando te contesten el correo y tu respondas se mantenga la homogeneidad.

¿Que aún así sigue quedando claro que es de Mailchimp? Ya. Pone el logo abajo, pero al menos no parece tan spam, ¿no?.

Una vez tenemos ya el correo de “bienvenida” preparado vamos a crear el segundo correo. El que se enviará si no se abre el anterior.

Ahora haremos click en el botón de Add Email

Al momento nos aparecerán ya los dos correos. El primero que hemos configurado y maquetado y el nuevo correo que vamos a construir ahora mismo.

Como en el caso anterior, vamos a editar el trigger o disparador. En este caso le he puesto un margen de 2 días. Y luego le damos a Change Trigger (o al revés, tanto da) y seleccionamos la opción de previous email not opened.

Una vez maquetemos ese último correo ya lo tendremos todo preparado y automatizado. A partir de ahora todos los nuevos contactos entrarán en ese funnel automatizado a través de Zapier.

Como vimos en el post anterior sobre qué es un funnel, los embudos los encontramos en diferentes secciones y etapas. Tal como vimos al principio, esta automatización aparece en el momento que los usuarios han sentido interés por Viralic.es y han decidido pedir más información. En otras palabras, se han convertido en un lead cualificado, un cliente potencial.

Además con toda esta automatización logramos descargarnos de trabajo, poder responder de una manera ágil, gestionar los realmente interesados y además podremos analizar con las analíticas de mailchimp (en otro post veremos como meter todos los datos del funnel en Google Data Studio).

Huelga decir que en cualquier enlace que coloques le tienes que poner los parámetros utm con el constructor de enlaces de Google y también te recomiendo encarecidamente que utilices los merge tags con el nombre, pero no abuses de ello, que parezca natural

Hasta aquí este post ya que sino sería otro tochopost y mejor atacar por bloques cada etapa

¿Y tú, automatizas tu funnel? ¿Qué estrategias utilizas?

Nota: este tutorial está pensado para justamente lo que has visto, Gravity Forms + Zapier. Hay muchas maneras de configurar esto, al final lo que buscamos es que el formulario de contacto envíe ese email (y la información que quieras añadir, como nombre, empresa, etc.) a Mailchimp. Hay muchas maneras de hacerlo, en el mismo Gravity Forms hay también un plugin de Mailchimp, por ejemplo. Yo he hablado de Zapier porqué también da juego a ver cómo funciona y algunas cosas que podemos hacer con él. Personalmente opino que si empezamos a utilizar herramientas como zapier para cosas así, le terminamos dando un mayor uso en general y eso es muy enriquecedor. Por otro lado, si utilizas Divi Builder o Elementor, te darás cuenta que no hace falta dar tanta vuelta y puedes conectarlo directamente a Mailchimp o dónde sea. Aunque luego si que tendrás que configurar Mailchimp.